Adjoint administratif - North York in North York, ON at Securitas Canada

Date Posted: 5/1/2018

Job Snapshot

Job Description

Job Code: 83061756857

Category: Administration et soutien

Relevant directement du coordonnateur régional, le titulaire du poste est chargé de fournir des services administratifs et de bureau afin d’assurer et de fournir l’efficacité et l’efficience des opérations du bureau, pour la direction du service et le personnel de tout niveau.

Job Requirements

PRINCIPALES FONCTIONS :

1.    Les fonctions énumérées décrivent le rôle professionnel de ce poste.  Les responsabilités et tâches spécifiques peuvent varier et être documentées séparément.  L’employé peut ne pas être obligé d’effectuer toutes les fonctions énumérées.  Des responsabilités supplémentaires peuvent être attribuées et les fonctions peuvent être modifiées, selon les besoins de l’entreprise.
2.    Toutes les responsabilités ou tâches sont considérées comme faisant partie des fonctions essentielles, sauf si de telles responsabilités ou tâches ne sont pas liées aux fonctions énumérées, auquel cas elles sont considérées comme étant d’autres fonctions (non essentielles).
3.    Les employés sont tenus responsables de l’exécution réussie des fonctions.  Les normes de rendement professionnel peuvent être documentées séparément et peuvent inclure les fonctions, les objectifs, les responsabilités ou les tâches ne figurant pas spécifiquement sur la liste ci-incluse.
4.    Lors de l’exécution des fonctions, des responsabilités ou des tâches, les employés sont tenus de connaître et de respecter des pratiques de travail sécuritaires et d’être au courant des politiques et des procédures de l’entreprise relatives à la sécurité au travail, y compris notamment les règles et les réglementations de sécurité.  Les employés sont tenus d’informer le cadre supérieur après s’être rendu compte des conditions de travail dangereuses.
5.    Toutes les fonctions, responsabilités ou tâches doivent être réalisées de manière honnête, éthique et professionnelle et conformément aux politiques et aux procédures applicables de l’entreprise.  En cas d’incertitude ou de manque de connaissance des politiques et des procédures de l’entreprise, les employés sont tenus de demander des précisions ou des explications auprès du cadre supérieur ou d’un représentant autorisé de l’entreprise.

RESPONSABILITÉS :

•    Organiser les traiteurs pour les réunions sur place et à l’extérieur du bureau; organiser les réunions.
•    Coordonner le programme de reconnaissance de l’anniversaire annuel.
•    S’occuper du surplus de traitement de texte des lettres de proposition et des consignes de poste.
•    Tenir les carnets de rendez-vous ou le calendrier Lotus Notes et les dossiers des employés.
•    Maintenir les listes des postes téléphoniques et/ou les répertoires de communication pour la distribution mensuelle.
•    Ouvrir et distribuer le courrier.
•    Taper les notes de service, les lettres, les documents et les consignes de poste.
•    Créer des factures pour les interventions de patrouille et d’alarme.
•    Envoyer toutes les factures.
•    Faire correspondre les factures de patrouille aux rapports d’inspection.
•    Appuyer les services d’exploitation et les autres bureaux avec les enquêtes SMARTS.
•    Administrer le programme de récupération des uniformes de bureau (Branch Uniform Recovery Program) et le programme de stocks d’uniformes (Uniform Inventory Program).
•    S’assurer que les agents de sécurité portent l’uniforme approprié.
•    Commander les uniformes et les accessoires.
•    Organiser et nettoyer la salle des uniformes.
•    Mettre à jour la liste de gestion des stocks d’uniformes et la liste des rendez-vous.
•    Administrer le calendrier de cycle de facturation dans le système SMARTS.
•    Entrer tous les contrats dans le système SMARTS; entrer les nouvelles données de patrouille dans les systèmes SAFES et SMARTS.
•    Entrer les montants de frais de carburant SMARTS pour les clients ayant des frais d’alarme ou de téléphone mobile.
•    Exporter quotidiennement toutes les activités d’alarme à partir des nettoyages et des analyses SMARTS.
•    Exporter quotidiennement toutes les activités d’inspection à partir des nettoyages et des analyses SMARTS.
•    Importer les revenus et les factures SMARTS dans le système Solomon.
•    Formuler des recommandations pour améliorer l’exactitude des rapports ayant un impact sur le système financier.
•    Superviser les progrès techniques.
•    Jouer un rôle d’appui pour analyser les données nationales à partir du système SMARTS et suggérer des façons plus efficaces de planifier les ressources sur le terrain.
•    Répondre aux demandes spéciales de BM/BDM/AVP.
•    Examiner les événements dans le système SMARTS et confirmer que les montants corrects sont facturés.
•    Mettre à jour les contrats clients dans les systèmes SAFES et SMARTS.
•    Télécharger les rapports SMARTS dans la base de données des rapports administratifs Lotus Notes.
•    Vérifier toutes les entrées SMARTS pour l’exactitude.
•    Vérifier toutes les semaines tous les comptes nationaux relativement aux patrouilles et aux alarmes dans SMARTS.
•    Toutes autres tâches assignées.

PARTICULARITÉS DU POSTE :

•    Doit posséder d’excellentes compétences en communication et interpersonnelles pour travailler avec les contacts internes et externes.
•    Doit pouvoir organiser et établir les priorités afin d’assurer une exploitation efficace et d’accomplir les objectifs déclarés.
•    Souci minutieux du détail et de la précision.
•    Compétences supérieurs en communication verbale et écrite.
•    Capacité à traiter les renseignements sensibles et confidentiels.
•    Bonne aptitude à résoudre les problèmes.
•    Doit savoir comment utiliser les ordinateurs et divers logiciels, y compris notamment MS Word, Excel, le courriel, PowerPoint.  
•    Doit pouvoir compiler diverses lettres et feuilles de calcul.

QUALIFICATIONS :

•    Diplôme universitaire en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
•    Au moins deux ans d’expérience.

 CONDITIONS DE TRAVAIL (demandes physiques/mentales) :

Avec ou sans adaptation raisonnable, le titulaire du poste doit posséder la capacité physique et mentale nécessaire à l’exercice efficace des fonctions essentielles.  Outre les autres demandes, les demandes du poste comprennent notamment :
•    Conserver son calme lors des interactions avec les autorités, le cadre supérieur, les clients et le personnel, occasionnellement dans des conditions d’urgence et des situations de pression.
•    Se soumettre aux vérifications des antécédents et des références et aux tests de sélection comportementale et satisfaire aux normes de l’entreprise relativement à ceux-ci.
•    Gérer plusieurs tâches simultanément.
•    Traiter et être exposé aux renseignements sensibles et confidentiels.
•    Lire, créer et analyser les rapports et les données, y compris l’utilisation des ordinateurs.