Administrateur de facturation national - North York in North York, ON at Securitas Canada

Date Posted: 10/1/2018

Job Snapshot

Job Description

Job Code: 85425839208

Category: Administration et soutien

Relevant directement du directeur des services financiers, le titulaire du poste est chargé de s’assurer que tous les comptes sont enregistrés, mis à jour et facturés de façon exacte et que tous les paiements sont appliqués et recouverts en conséquence.  Il fait partie d’une équipe qui est responsable de la facturation et de la gestion de tous les comptes clients nationaux.

Job Requirements

PRINCIPALES FONCTIONS :

1.    Les fonctions énumérées décrivent le rôle professionnel de ce poste.  Les responsabilités et tâches spécifiques peuvent varier et être documentées séparément.  L’employé peut ne pas être obligé d’effectuer toutes les fonctions énumérées.  Des responsabilités supplémentaires peuvent être attribuées et les fonctions peuvent être modifiées, selon les besoins de l’entreprise.
2.    Toutes les responsabilités ou tâches sont considérées comme faisant partie des fonctions essentielles, sauf si de telles responsabilités ou tâches ne sont pas liées aux fonctions énumérées, auquel cas elles sont considérées comme étant d’autres fonctions (non essentielles).
3.    Les employés sont tenus responsables de l’exécution réussie des fonctions.  Les normes de rendement professionnel peuvent être documentées séparément et peuvent inclure les fonctions, les objectifs, les responsabilités ou les tâches ne figurant pas spécifiquement sur la liste ci-incluse.
4.    Lors de l’exécution des fonctions, des responsabilités ou des tâches, les employés sont tenus de connaître et de respecter des pratiques de travail sécuritaires et d’être au courant des politiques et des procédures de l’entreprise relatives à la sécurité au travail, y compris notamment les règles et les réglementations de sécurité.  Les employés sont tenus d’informer le cadre supérieur après s’être rendu compte des conditions de travail dangereuses.
5.    Toutes les fonctions, responsabilités ou tâches doivent être réalisées de manière honnête, éthique et professionnelle et conformément aux politiques et aux procédures applicables de l’entreprise.  En cas d’incertitude ou de manque de connaissance des politiques et des procédures de l’entreprise, les employés sont tenus de demander des précisions ou des explications auprès du cadre supérieur ou d’un représentant autorisé de l’entreprise.

RESPONSABILITÉS :

•    Communiquer avec les bureaux locaux concernant les écarts de facturation dans les systèmes SAFES/SMARTS et s’assurer que tous bureaux effectuent tous les ajustements nécessaires aux factures.
•    Remplir la feuille de travail de l’application des paiements consolidés ou de traitement spécial et transférer au service de comptes clients pour l’enregistrement des paiements de factures.
•    S’assurer que les bureaux font les corrections nécessaires sur les factures, au besoin.
•    Traiter toutes les demandes des clients concernant les factures d’alarme et de patrouille.
•    Traiter les factures des entrepreneurs, le cas échéant, et entrer les données de facturation dans les systèmes SAFES/SMARTS.
•    Travailler en liaison avec les clients concernant les factures de patrouille et d’alarme; effectuer le suivi des paiements en souffrance.
•    Travailler en liaison avec l’équipe de gestion des comptes nationaux au besoin pour le soutien de facturation et d’administration des comptes nationaux.
•    Traiter les notes de débit/crédit pour les clients, ainsi que les entrées SAFES/SMARTS correspondantes.
•    Préparer les factures bimensuelles/mensuelles en consolidant la date de facturation provenant des systèmes SAFES/SMARTS au format requis par chaque client.
•    Préparer une analyse trimestrielle des dépenses pour toutes les factures envoyées aux banques.
•    Examiner toutes les factures générées par les clients de facturation nationaux afin de s’assurer que les taux de facturation sont corrects.
•    Préparer le rapport mensuel des comptes clients.
•    Fournir une analyse des comptes et les points saillants de l’analyse.
•    Vérifier l’exactitude des données de facturation dans les systèmes SAFES/SMARTS en comparant les entrées par rapport aux services et aux taux du contrat.
•    Toutes autres tâches assignées.

PARTICULARITÉS DU POSTE :

•    Doit posséder d’excellentes compétences en communication et interpersonnelles pour travailler avec les contacts internes et externes.
•    Doit posséder un haut niveau de jugement moral pour traiter les renseignements confidentiels et les transactions monétaires.
•    Solides compétences en diplomatie, en négociation et en résolution de conflits pour traiter les paiements tardifs et en souffrance.
•    Souci efficace du détail et haut degré de précision.
•    Solides compétences en identification et en résolution de problèmes.
•    Excellentes capacités interpersonnelles et en communication (orale et écrite).
•    Doit pouvoir organiser et établir les priorités afin d’assurer une exploitation efficace et d’accomplir les objectifs déclarés.
•    Maîtrise des applications MS Office (Word, Excel, PowerPoint) et connaissance pratique de Lotus Notes.
 
QUALIFICATIONS :
•    Grade universitaire ou diplôme d’études collégiales en comptabilité ou finance.
•    Trois (3) ans d’expérience dans un rôle aux comptes clients.
CONDITIONS DE TRAVAIL (demandes physiques/mentales) :

Avec ou sans adaptation raisonnable, le titulaire du poste doit posséder la capacité physique et mentale nécessaire à l’exercice efficace des fonctions essentielles.  Outre les autres demandes, les demandes du poste comprennent notamment :
•    Conserver son calme lors des interactions avec les autorités, le cadre supérieur, les clients et le personnel, occasionnellement dans des conditions d’urgence et des situations de pression.
•    Se soumettre aux vérifications des antécédents et des références et aux tests de sélection comportementale et satisfaire aux normes de l’entreprise relativement à ceux-ci.
•    Gérer plusieurs tâches simultanément.
•    Traiter et être exposé aux renseignements sensibles et confidentiels.
•    Lire et analyser les rapports et les données, y compris l’utilisation des ordinateurs.