Gestionnaire d’ordonnancement - Calgary in Calgary, AB at Securitas Canada

Date Posted: 9/25/2018

Job Snapshot

Job Description

Job Code: 85313811729

Category: CAN Manager-Professional

Relevant directement du directeur de succursale, le titulaire du poste est chargé, de façon autonome, de gérer, d’établir, de maintenir et de réviser les horaires de travail.  Il doit également remplir les postes vacants avec les employés disponibles, informer les employés des horaires et minimiser les heures supplémentaires en mettant en application des stratégies d’ordonnancement efficace.

Job Requirements

PRINCIPALES FONCTIONS :

1.    Les fonctions énumérées décrivent le rôle professionnel de ce poste.  Les responsabilités et tâches spécifiques peuvent varier et être documentées séparément.  L’employé peut ne pas être obligé d’effectuer toutes les fonctions énumérées.  Des responsabilités supplémentaires peuvent être attribuées et les fonctions peuvent être modifiées, selon les besoins de l’entreprise.
2.    Toutes les responsabilités ou tâches sont considérées comme faisant partie des fonctions essentielles, sauf si de telles responsabilités ou tâches ne sont pas liées aux fonctions énumérées, auquel cas elles sont considérées comme étant d’autres fonctions (non essentielles).
3.    Les employés sont tenus responsables de l’exécution réussie des fonctions.  Les normes de rendement professionnel peuvent être documentées séparément et peuvent inclure les fonctions, les objectifs, les responsabilités ou les tâches ne figurant pas spécifiquement sur la liste ci-incluse.
4.    Lors de l’exécution des fonctions, des responsabilités ou des tâches, les employés sont tenus de connaître et de respecter des pratiques de travail sécuritaires et d’être au courant des politiques et des procédures de l’entreprise relatives à la sécurité au travail, y compris notamment les règles et les réglementations de sécurité.  Les employés sont tenus d’informer le cadre supérieur après s’être rendu compte des conditions de travail dangereuses.
5.    Toutes les fonctions, responsabilités ou tâches doivent être réalisées de manière honnête, éthique et professionnelle et conformément aux politiques et aux procédures applicables de l’entreprise.  En cas d’incertitude ou de manque de connaissance des politiques et des procédures de l’entreprise, les employés sont tenus de demander des précisions ou des explications auprès du cadre supérieur ou d’un représentant autorisé de l’entreprise.

RESPONSABILITÉS :

•    Gérer les horaires de travail des agents de sécurité et des superviseurs aux sites clients; gérer le processus d’ordonnancement pour optimiser les résultats d’exploitation et minimiser les heures supplémentaires; déterminer la meilleure résolution aux problèmes relatifs à la dotation en personnel.
•    Assurer une couverture des postes en tout temps; effectuer le suivi des demandes de congé, y compris les demandes de congé de vacances et personnel afin d’assurer une couverture des postes; répondre aux situations d’urgence, annulations et absences afin de s’assurer que les postes aux sites clients sont couverts; agir à titre de centre d’appels pour les postes distants.
•    Assurer l’exactitude des heures pour la paie et des données de facturation; vérifier les rapports de facturation et de paie et corriger les écarts; interagir avec les services de comptes clients et de paie pour effectuer les corrections.
•    Se tenir au courant des contrats de site et des exigences de formation, de la disponibilité et des heures travaillées des agents de sécurité.
•    Coordonner les changements d’horaires avec la direction, les superviseurs et le personnel; agir à titre de liaison avec les clients, la direction et le personnel pour résoudre les problèmes relatifs aux horaires, à la formation, à la facturation et à la paie.
•    Assurer une quantité suffisante de personnel de sécurité est disponible pour couvrir les postes vacants créés par les absences et les annulations.
•    Coordonner les affectations et les horaires quotidiens du personnel de supervision; informer les superviseurs sur les changements d’horaires et les horaires des nouveaux agents de sécurité.
•    Informer la direction sur les postes vacants à mesure qu’ils surviennent; aider à sélectionner les candidats d’agent de sécurité; interviewer les nouveaux agents de sécurité au besoin pour déterminer leur disponibilité pour les quarts de travail vacants; remplir les postes d’agent de sécurité selon les exigences et les qualifications.
•    Faire des recommandations sur le retrait des agents de sécurité des postes en fonction des plaintes des clients, des problèmes d’assiduité et d’autres problèmes de rendement; conseiller la direction sur les problèmes relatifs à la dotation en personnel pouvant se produire alors que les exigences des clients changent.
•    Administrer la discipline progressive, au besoin.
•    Tenir des dossiers des qualifications, des accréditations et des formations des agents de sécurité et coordonner les exigences de formation sur place avec le superviseur sur place pour répondre aux besoins du client.
•    Gérer les processus de contrôle des clés et de l’équipement.

PARTICULARITÉS DU POSTE :

•    Compréhension approfondie des activités de sécurité.
•    Évaluer de façon précise les forces et les besoins de perfectionnement des employés et fournir de la rétroaction et de l’encadrement s’il est jugé nécessaire.
•    Doit pouvoir organiser et établir les priorités afin d’assurer une exploitation efficace et d’accomplir les objectifs déclarés.
•    Doit posséder un haut niveau d’expérience lors des interactions avec des personnes au sein de l’organisme et avoir la capacité de s’adapter aux divers niveaux de communication requis pour chaque groupe.
•    Doit posséder la capacité de discuter des situations positives et négatives avec ces personnes de manière à s’assurer que l’objectif nécessaire est atteint avec un résultat positif.
•    Solides compétences en communication et interpersonnelles.
•    Capacité à travailler des heures variables, y compris les responsabilités de garde en dehors des heures d’ouverture.
•    Maîtrise de divers logiciels, y compris notamment Microsoft Word, Excel et PowerPoint.

QUALIFICATIONS :

•    Diplôme d’études collégiales dans une discipline connexe ou équivalent.
•    Au moins deux (2) ans d’expérience connexe.

 CONDITIONS DE TRAVAIL (demandes physiques/mentales) :

Avec ou sans adaptation raisonnable, le titulaire du poste doit posséder la capacité physique et mentale nécessaire à l’exercice efficace des fonctions essentielles.  Outre les autres demandes, les demandes du poste comprennent notamment :
•    Conserver son calme lors des interactions avec les autorités, le cadre supérieur, les clients et le personnel, occasionnellement dans des conditions d’urgence et des situations de pression.
•    Se soumettre aux vérifications des antécédents et des références et aux tests de sélection comportementale et satisfaire aux normes de l’entreprise relativement à ceux-ci.
•    Gérer plusieurs tâches simultanément.
•    Traiter et être exposé aux renseignements sensibles et confidentiels.
•    Utiliser régulièrement un véhicule pour exécuter ses tâches.
•    Se déplacer régulièrement ou fréquemment aux divers bureaux de l’entreprise et à d’autres endroits.
•    Diriger, motiver, former et encadrer le personnel de manière positive.
•    Lire et analyser les rapports et les données, y compris l’utilisation des ordinateurs.